Política de Tratamiento de Datos Personales

OBJETIVO

Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, estableciendo los criterios sobre la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, en cumplimiento y desarrollo del derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar, y rectificar de forma gratuita la información que recaude sobre ellas en bases de datos.

ALCANCE

La política establecida y sus posteriores actualizaciones aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la Corporación de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo de la Industria Naval, Marítima y Fluvial - COTECMAR, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, propendiendo por informar y definir tanto las reglas de tratamiento de datos personales de la Corporación como las pautas para que el titular ejerza sus derechos.

AMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la Corporación de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo de la Industria Naval, Marítima y Fluvial – COTECMAR, cuyo titular sea una persona natural.

CONDICIONES GENERALES

  1. Identificación del responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales:

Corporación de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo de la Industria Naval, Marítima y Fluvial – COTECMAR, con domicilio en el kilómetro 9 de la Zona Industrial de Mamonal – Cartagena de Indias D.T y C – Colombia, identificado con el Número de Identificación Tributaria Nº. 806008873-3.

Línea Bogotá +57 (1) 5700033 de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:30 p.m.

PBX: +57 (5) 6535035: De lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.

Correo electrónico: protecciondatospersonales@cotecmar.com

  1. Principios

La Corporación de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo de la Industria Naval, Marítima y Fluvial -COTECMAR-, aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

  1. Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  2. Principio de libertad: El, uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  3. Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por COTECMAR, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener de COTECMAR, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  6. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  7. Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por COTECMAR, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad de los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  8. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases o bancos de datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
  9. Principio de limitación temporal del tratamiento de datos personales: La Corporación recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.
  10. Generalidades.

A través de esta política, la Corporación de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo de la industria Naval, Marítima y Fluvial – COTECMAR, en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información personal, que en cumplimiento de su objeto social recolecta.

De igual forma, se establecen los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales COTECMAR, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus diferentes unidades de negocio y de apoyo, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la Corporación, hayan suministrado datos personales.

La presente política aplica para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier proceso, servicio o actividad productiva de COTECMAR. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los términos y condiciones establecidos en ésta política; de igual forma, es responsabilidad del titular, verificar, que el registro y/o entrega de la información la está realizando por los medios y/o a personal autorizado por la Corporación.

La Corporación de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo de la Industria Naval, Marítima y Fluvial – COTECMAR, se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual COTECMAR, exigirá al encargado, atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

  1. Derechos del Titular de la Información.
  1. De conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, que sobre tratamiento de datos personales ha emitido el gobierno nacional, la Corporación de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo de la Industria Naval, Marítima y Fluvial – COTECMAR, acoge para los titulares de la información personal, lo contemplado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, quedando consignado en la presente política, así:
  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COTECMAR, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COTECMAR, para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
  3. Ser informado por COTECMAR, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante COTECMAR.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
  1. Estos derechos podrán ser ejercidos por:
    1. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición COTECMAR.
    2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
    3. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
    4. Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
  2. Derechos de los niños y adolescentes:

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Queda prescrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

  1. Responder y respetar el interés superior de los menores.
  2. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes, respecto al tratamiento indebido de sus datos personales, uso responsable y seguro de su derecho a la privacidad y protección de su información personal.

  1. Autorización y Consentimiento del Titular.
  1. COTECMAR, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  1. Manifestación de la autorización

La autorización a COTECMAR, para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

  1. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición COTECMAR.
  2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
  1. Medios para otorgar la autorización

COTECMAR, obtiene la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato, que en todo caso permite la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas, a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la autorización por parte del titular o la persona legitimada para ello, la información no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por COTECMAR, de manera previa al tratamiento de los datos personales. La Corporación conservará prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, COTECMAR podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

  1. Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales, pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a COTECMAR para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. COTECMAR establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto COTECMAR deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por otra, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso, serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, por ejemplo fines publicitarios, de información, entre otros. Para el caso de la revocatoria parcial, COTECMAR podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

  1. Procedimiento para rectificar y/o suprimir información personal.

Los Titulares de los datos personales, que consideren que la información contenida en una base de datos de la Corporación, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante COTECMAR, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

  1. Nombre e identificación del Titular de los datos personales.
  2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
  3. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
  4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.
  5. Definición del tipo de vinculación que tiene y/o tuvo con la Corporación (Empleado, Pasante, Proveedor, etc).

Para el caso específico de clientes, el requerimiento deberá ser enviado a la Vicepresidencia de Operaciones de COTECMAR, área Comercial; para los proveedores, el requerimiento deberá ser enviado a la Gerencia Financiera y Administrativa de COTECMAR, División de Gestión Logística; los requerimientos relacionados con datos personales de empleados, pasantes y demás terceros vinculados laboralmente con la Corporación, deberán ser enviados a la Gerencia de Talento Humano de COTECMAR, Departamento Administración de Talento Humano.

En caso de que COTECMAR no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la Corporación, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el requerimiento resulta incompleto, COTECMAR requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el requerimiento completo, COTECMAR incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, COTECMAR informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo.
  1. El tratamiento de los datos personales de empelados, pasantes, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual COTECMAR tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su objeto social, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión Corporativa.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

  1. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por COTECMAR.
  2. Desarrollar la misión de COTECMAR conforme a sus estatutos
  3. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las Instituciones de Ciencia, Tecnología e Innovación, incluyendo pero sin limitarse a cualquier requerimiento de las entidades de control o las autoridades locales.
  4. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
  5. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
  6. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de la Corporación.
  7. Desarrollar programas conforme a sus estatutos.
  8. Informar sobre disponibilidad de empleos, ferias, seminarios u otras actividades relacionadas con la industria naval y la investigación y desarrollo de éste tema a nivel local e internacional.
  9. Fomentar la investigación en todos los campos incluyendo el científico.
  10. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
  1. Datos sensibles

Para el caso de datos personales sensibles, COTECMAR podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

  1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  4. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

DEFINICIONES

Para efectos de entendimiento de la presente Directiva, se establecen los siguientes términos para tener como referencia en el proceso de interpretación de la presente directiva, así:

  1. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Corporación de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo de la Industria Naval, Marítima y Fluvial – COTECMAR, información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).
  5. Dato Público: Aquel dato que no es semiprivado, privado o sensible. Estos datos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  12. Habeas Data: Derecho que se le otorga al individuo de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre él en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
  13. Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona. 

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

  1. Constitución Política de Colombia.
  2. Ley 527 de 18 de Agosto de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” y su Decreto 1747 de 2000 “Por el cual se reglamenta parcialmente esta Ley.
  3. Ley 1266 de 2008 “Por lo cual se dictan disposiciones generales de habeas data y se regula el manejo de información”.
  4. Ley 1273 de 2009 “Protección de la información y de los Datos”.
  5. Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y su decreto reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013.
  6. Ley 1712 de 2014 Transparencia y Derecho a la información.
  7. Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
  8. Decreto Reglamentario Parcial N°1377 de 2013.
  9. Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.

VIGENCIA

La presente Política rige a partir de la fecha de su expedición.


Política Corporativa de Tratamiento de Datos Personales

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